RMA
Gestionarea returnărilor de piese către furnizori și producători
Când o piesă se dovedește defectă — fie că tocmai a ajuns în depozit, fie că a fost deja vândută unui client — MyFixio îți permite să deschizi un RMA (Return Merchandise Authorization) pentru a gestiona returnarea către furnizor sau producător cu trasabilitate completă: cine a cumpărat-o sau a recepționat-o, cui îi este returnată, în ce stadiu se află gestionarea, ce a spus furnizorul și ce i-ai comunicat clientului între timp.
Localizează piesa
Fiecare RMA începe prin căutarea piesei reale care urmează să fie returnată — nu se introduce niciodată manual un articol fără a-l lega de ceva care chiar există.
Deja vândută
Caută după numele clientului, CUI/CNP, numărul facturii sau bonului, sau numărul de serie: vânzarea se deschide și alegi exact linia care este returnată.
În stoc
Caută după numele articolului sau numărul de serie printre cele aflate în stoc — util când o piesă sosește defectă înainte de a fi vândută vreodată.
Fără potrivire
Dacă în urma căutării nu se găsește nimic, poți crea RMA-ul manual și completa datele chiar tu.
Completare automată la alegerea piesei
Furnizor sugerat
Imediat ce alegi articolul, este propus furnizorul său obișnuit (sau factura de furnizor prin care acea unitate a intrat în stoc, dacă este mai specifică) — îl poți schimba dacă această returnare merge la alt distribuitor sau producător.
Responsabil sugerat
Este propus ca responsabil cel care a vândut piesa sau a recepționat unitatea în stoc; dacă nu se poate identifica nimic, se atribuie implicit cel care deschide RMA-ul. Întotdeauna editabil.
Client opțional
Există client doar atunci când RMA-ul provine dintr-o vânzare. Un RMA pentru o piesă niciodată vândută nu are nevoie de unul.
Documentul RMA
Distribuitor sau producător
Indică dacă această returnare se gestionează cu distribuitorul local sau direct cu producătorul.
Linii cu număr de serie
Fiecare piesă returnată este înregistrată cu nume, cantitate, preț și număr de serie, dacă are.
Costuri de expediere și recepție
Înregistrează separat costul trimiterii piesei la furnizor și costul primirii ei înapoi.
Descrierea problemei
Descrie defecțiunea sau motivul returnării: este primul lucru pe care îl vede cel care gestionează RMA-ul cu furnizorul.
Numărul RMA al furnizorului
Numărul pe care furnizorul sau producătorul îl atribuie propriei gestionări (poate conține litere) — ajunge de obicei după deschiderea RMA-ului. Poate fi adăugat sau corectat oricând cât timp RMA-ul rămâne deschis, iar fiecare modificare este înregistrată în conversația cu furnizorul.
Cum arată documentul
RMA
RMA-000045
Client
María López
Furnizor
TechParts Distribution
DistribuitorS/N: SN-88213X
Ciclul de stări
RMA-ul parcurge o serie de stări, înregistrând data și utilizatorul la fiecare schimbare — exact ca la o reparație.
Deschis
RMA-ul tocmai a fost creat și nimic nu a fost încă trimis furnizorului.
Trimis furnizorului
Piesa este deja pe drum către furnizor sau producător. Dacă era o unitate din stoc cu număr de serie, trece în starea „returnată”.
În gestiune la furnizor
Furnizorul evaluează piesa.
Ofertă primită (opțional)
Apare doar atunci când furnizorul stabilește că reparația sau înlocuirea nu este acoperită de garanție și trimite o ofertă.
Rezolvat
Furnizorul a terminat: reparat, înlocuit, rambursat sau respins.
Returnare primită
Piesa (sau înlocuitorul ei) revine la atelierul tău.
Închis
RMA-ul este închis, cu întregul proces arhivat.
Traseul stărilor
Oferta furnizorului
Când furnizorul spune că reparația nu este acoperită de garanție, trimite o ofertă — o poți introduce manual sau poți lăsa AI să o citească pentru tine.
Manual
Introdu direct descrierea, liniile și suma totală.
Dintr-un PDF
Încarcă PDF-ul trimis de furnizor: AI extrage automat descrierea, liniile și suma.
Dintr-o fotografie
Dacă oferta a venit pe hârtie sau prin WhatsApp, fă o fotografie, iar AI o va citi la fel.
În ambele cazuri, verifici și confirmi datele înainte de a fi salvate — nimic nu se salvează fără să vezi mai întâi.
Două fire de discuție
Tot ce se discută pe parcursul gestionării rămâne înregistrat în două fire separate, cu autor și dată.
Cu furnizorul
Notează aici conversațiile, e-mailurile sau mesajele cu distribuitorul sau producătorul pe parcursul gestionării.
Cu clientul
Notează aici ce i-ai comunicat clientului despre stadiul returnării sale.
Fir de discuție
Ana azi, 11:24
Furnizorul confirmă că trimite piesa de schimb săptămâna aceasta.
PDF și listă
PDF și listă
Descarcă oricând un PDF cu aspect de factură (antet, client, furnizor, linii și totaluri) — este un document intern de gestiune, fără numerotare fiscală.
Lista RMA-urilor
Filtrează după stare și caută după număr, client sau furnizor pentru a vedea dintr-o privire toate returnările deschise și închise.