RMA
Hantering av returer av delar till leverantörer och tillverkare
När en del visar sig vara defekt — oavsett om den precis kommit in i lagret eller redan sålts till en kund — låter MyFixio dig öppna en RMA (Return Merchandise Authorization) för att hantera returen till leverantören eller tillverkaren med full spårbarhet: vem som köpte eller tog emot den, till vem den returneras, hur långt ärendet har kommit, vad leverantören har sagt och vad du har berättat för kunden under tiden.
Hitta delen
Varje RMA börjar med att hitta den verkliga del som ska returneras — man skriver aldrig in en artikel manuellt utan att koppla den till något som faktiskt finns.
Redan sålt
Sök på kundnamn, organisationsnummer, faktura- eller kvittonummer, eller serienummer: försäljningen öppnas och du väljer exakt den rad som returneras.
I lager
Sök på artikelnamn eller serienummer bland det du har i lager — praktiskt när en del kommer in defekt innan den någonsin sålts.
Ingen träff
Om sökningen inte hittar något kan du skapa RMA:n manuellt och fylla i uppgifterna själv.
Automatisk ifyllning när delen väljs
Föreslagen leverantör
Så snart du väljer artikeln föreslås dess vanliga leverantör (eller leverantörsfakturan som förde in enheten i lagret, om den är mer specifik) — du kan ändra den om just denna retur går till en annan distributör eller tillverkare.
Föreslagen ansvarig
Den som sålde delen eller tog emot lagerenheten föreslås som ansvarig; om inget går att spåra tilldelas som standard den som öppnar RMA:n. Alltid redigerbart.
Valfri kund
Det finns bara en kund när RMA:n kommer från en försäljning. En RMA för en del som aldrig sålts behöver ingen.
RMA-dokumentet
Distributör eller tillverkare
Ange om denna retur hanteras med den lokala distributören eller direkt med tillverkaren.
Rader med serienummer
Varje returnerad del registreras med namn, antal, pris och serienummer, om den har ett.
Frakt- och mottagningskostnader
Registrera separat kostnaden för att skicka delen till leverantören och kostnaden för att ta emot den tillbaka.
Problembeskrivning
Beskriv felet eller skälet till returen: det är det första som personen som hanterar RMA:n hos leverantören ser.
Leverantörens RMA-nummer
Numret som leverantören eller tillverkaren själv ger sitt eget ärende (kan innehålla bokstäver) — det kommer oftast först efter att RMA:n har öppnats. Det kan läggas till eller rättas när som helst medan RMA:n är öppen, och varje ändring registreras i leverantörssamtalet.
Så här ser dokumentet ut
RMA
RMA-000045
Kund
María López
Leverantör
TechParts Distribution
DistributörS/N: SN-88213X
Statuscykel
RMA:n går igenom en rad statusar, där datum och användare registreras vid varje ändring — precis som för en reparation.
Öppen
RMA:n har just skapats och inget har ännu skickats till leverantören.
Skickad till leverantören
Delen är redan på väg till leverantören eller tillverkaren. Om det var en lagerenhet med serienummer övergår den till 'returnerad'.
Under hantering hos leverantören
Leverantören bedömer delen.
Offert mottagen (valfritt)
Inträffar bara när leverantören bedömer att reparationen eller bytet inte täcks av garantin och skickar en offert.
Löst
Leverantören är klar: reparerad, utbytt, återbetald eller avvisad.
Retur mottagen
Delen (eller dess ersättning) kommer tillbaka till din verkstad.
Stängd
RMA:n stängs och hela processen arkiveras.
Statusflöde
Leverantörens offert
När leverantören säger att reparationen inte täcks av garantin skickar de en offert — du kan ange den manuellt eller låta AI läsa den åt dig.
Manuellt
Skriv in beskrivningen, raderna och totalbeloppet direkt.
Från en PDF
Ladda upp PDF:en som leverantören skickat: AI extraherar automatiskt beskrivningen, raderna och beloppet.
Från ett foto
Om offerten kom på papper eller via WhatsApp, ta ett foto så läser AI den på samma sätt.
I båda fallen granskar och bekräftar du uppgifterna innan de sparas — inget sparas utan att du sett det först.
Två samtalstrådar
Allt som diskuteras under hanteringen registreras i två separata trådar med författare och datum.
Med leverantören
Anteckna här samtal, e-post eller meddelanden med distributören eller tillverkaren under hanteringen.
Med kunden
Anteckna här vad du har berättat för kunden om statusen på deras retur.
Samtalstråd
Ana idag, 11:24
Leverantören bekräftar att de skickar reservdelen den här veckan.
PDF och lista
PDF och lista
Ladda ner en PDF som ser ut som en faktura (rubrik, kund, leverantör, rader och summor) när som helst — det är ett internt hanteringsdokument, utan skattenumrering.
RMA-lista
Filtrera efter status och sök på nummer, kund eller leverantör för att se alla öppna och stängda returer på ett ögonblick.