RMA
Správa vratek dílů dodavatelům a výrobcům
Když se díl ukáže jako vadný — ať už právě dorazil do skladu, nebo už byl prodán zákazníkovi — MyFixio vám umožní otevřít RMA (Return Merchandise Authorization) a spravovat jeho vrácení dodavateli nebo výrobci s plnou dohledatelností: kdo jej koupil nebo přijal, komu se vrací, v jaké fázi je vyřizování, co řekl dodavatel a co jste mezitím řekli zákazníkovi.
Vyhledání dílu
Každé RMA začíná vyhledáním skutečného dílu, který se vrací — nikdy se ručně nezapisuje položka bez vazby na něco, co skutečně existuje.
Již prodáno
Vyhledejte podle jména zákazníka, IČ/DIČ, čísla faktury nebo účtenky, nebo sériového čísla: otevře se prodej a vyberete konkrétní položku, která se vrací.
Na skladě
Vyhledejte podle názvu položky nebo sériového čísla mezi tím, co máte na skladě — užitečné, když díl dorazí vadný ještě před prodejem.
Bez shody
Pokud vyhledávání nic nenajde, můžete RMA vytvořit ručně a údaje vyplnit sami.
Automatické vyplnění při výběru dílu
Navrhovaný dodavatel
Jakmile vyberete položku, navrhne se její obvyklý dodavatel (nebo dodavatel z faktury, která tuto jednotku přinesla na sklad, pokud je přesnější) — můžete jej změnit, pokud tato konkrétní vratka jde k jinému distributorovi nebo výrobci.
Navrhovaný odpovědný
Jako odpovědná osoba se navrhne ten, kdo díl prodal nebo přijal jednotku na sklad; pokud nic nelze dohledat, přiřadí se výchozí ten, kdo RMA otevírá. Vždy lze upravit.
Volitelný zákazník
Zákazník existuje pouze tehdy, pokud RMA vzniká z prodeje. RMA pro díl, který nikdy nebyl prodán, jej nepotřebuje.
Dokument RMA
Distributor nebo výrobce
Uveďte, zda se tato vratka řeší s místním distributorem, nebo přímo s výrobcem.
Položky se sériovým číslem
Každý vrácený díl je zaznamenán s názvem, množstvím, cenou a sériovým číslem, pokud jej má.
Náklady na odeslání a příjem
Zaznamenejte odděleně náklady na odeslání dílu dodavateli a náklady na jeho přijetí zpět.
Popis problému
Popište závadu nebo důvod vrácení: je to první, co uvidí ten, kdo bude RMA s dodavatelem řešit.
Číslo RMA dodavatele
Číslo, které dodavatel nebo výrobce přiřadí své vlastní evidenci (může obsahovat písmena) — obvykle přijde až po otevření RMA. Kdykoli, dokud je RMA otevřené, ho lze přidat nebo opravit a každá změna se zaznamená do konverzace s dodavatelem.
Jak dokument vypadá
RMA
RMA-000045
Zákazník
María López
Dodavatel
TechParts Distribuce
DistributorS/N: SN-88213X
Cyklus stavů
RMA prochází řadou stavů, u každé změny se zaznamená datum a uživatel — stejně jako u opravy.
Otevřeno
RMA bylo právě vytvořeno a dodavateli zatím nic nebylo odesláno.
Odesláno dodavateli
Díl už cestuje k dodavateli nebo výrobci. Pokud šlo o sériovou skladovou jednotku, přejde do stavu „vráceno“.
Řeší dodavatel
Dodavatel díl posuzuje.
Nabídka (volitelné)
Nastává pouze tehdy, pokud dodavatel rozhodne, že oprava nebo výměna není kryta zárukou, a pošle nabídku.
Vyřešeno
Dodavatel je hotov: opraveno, vyměněno, vráceny peníze nebo zamítnuto.
Přijato zpět
Díl (nebo jeho náhrada) se vrací do vaší dílny.
Uzavřeno
RMA je uzavřeno a celý průběh je archivován.
Průběh stavů
Nabídka dodavatele
Když dodavatel řekne, že oprava není kryta zárukou, pošle nabídku — můžete ji zadat ručně, nebo ji nechat přečíst AI.
Ručně
Zadejte popis, položky a celkovou částku přímo.
Z PDF
Nahrajte PDF, které vám dodavatel poslal: AI automaticky vytáhne popis, položky a částku.
Z fotky
Pokud nabídka přišla na papíře nebo přes WhatsApp, vyfoťte ji a AI ji přečte stejným způsobem.
V obou případech údaje před uložením zkontrolujete a potvrdíte — nic se neuloží bez toho, abyste to nejdřív viděli.
Dvě vlákna komunikace
Vše, co se během vyřizování probere, se zaznamenává do dvou samostatných vláken s autorem a datem.
S dodavatelem
Zapisujte sem hovory, e-maily nebo zprávy s distributorem či výrobcem po dobu vyřizování.
Se zákazníkem
Zapisujte sem, co jste zákazníkovi řekli o stavu jeho vratky.
Vlákno komunikace
Ana dnes, 11:24
Dodavatel potvrzuje, že náhradní díl odešle tento týden.
PDF a seznam
PDF a seznam
Kdykoli stáhněte PDF ve vzhledu faktury (záhlaví, zákazník, dodavatel, položky a součty) — jde o interní dokument pro správu, bez fiskálního číslování.
Seznam RMA
Filtrujte podle stavu a vyhledávejte podle čísla, zákazníka nebo dodavatele, abyste měli přehled o všech otevřených i uzavřených vratkách.