RMA
Håndtering af returnering af reservedele til leverandører og producenter
Når en del viser sig at være defekt — uanset om den lige er ankommet til lageret eller allerede er solgt til en kunde — kan du i MyFixio åbne en RMA (Return Merchandise Authorization) for at håndtere returneringen til leverandøren eller producenten med fuld sporbarhed: hvem der købte eller modtog den, hvem den returneres til, hvor langt processen er kommet, hvad leverandøren har sagt, og hvad du har fortalt kunden undervejs.
Find delen
Enhver RMA starter med at finde den konkrete del, der skal returneres — der skrives aldrig en vare ind manuelt uden at knytte den til noget, der faktisk findes.
Allerede solgt
Søg på kundens navn, CVR/CPR-nummer, faktura- eller bonnummer, eller serienummer: salget åbnes, og du vælger den konkrete linje, der returneres.
På lager
Søg på varenavn eller serienummer blandt det, du har på lager — nyttigt når en del ankommer defekt, før den er solgt.
Intet match
Hvis søgningen ikke finder noget, kan du oprette RMA'en manuelt og udfylde oplysningerne selv.
Automatisk udfyldning, når du vælger delen
Foreslået leverandør
Så snart du vælger varen, foreslås dens sædvanlige leverandør (eller leverandørfakturaen, der bragte den enhed på lager, hvis mere præcis) — du kan ændre den, hvis denne konkrete retur går til en anden distributør eller producent.
Foreslået ansvarlig
Den, der solgte delen, eller som modtog lagerenheden, foreslås som ansvarlig; hvis intet kan spores, sættes den ansvarlige som standard til den, der opretter RMA'en. Kan altid ændres.
Valgfri kunde
Der er kun en kunde, hvis RMA'en stammer fra et salg. En RMA for en del, der aldrig blev solgt, har ikke brug for en.
RMA-dokumentet
Distributør eller producent
Angiv, om denne retur håndteres med den lokale distributør eller direkte med producenten.
Linjer med serienummer
Hver returneret del registreres med navn, antal, pris og serienummer, hvis den har et.
Fragt- og modtagelsesomkostninger
Registrer separat, hvad det koster at sende delen til leverandøren, og hvad det koster at modtage den igen.
Beskrivelse af problemet
Beskriv fejlen eller årsagen til returneringen: det er det første, den, der håndterer RMA'en med leverandøren, ser.
Leverandørens RMA-nummer
Nummeret, som leverandøren eller producenten selv giver sin sagsbehandling (kan indeholde bogstaver) — det kommer normalt først, efter at RMA'en er åbnet. Det kan tilføjes eller rettes når som helst, mens RMA'en er åben, og hver ændring registreres i leverandørsamtalen.
Sådan ser dokumentet ud
RMA
RMA-000045
Kunde
María López
Leverandør
TechParts Distribution
DistributørS/N: SN-88213X
Statusforløb
RMA'en bevæger sig gennem en række statusser, hvor dato og bruger registreres ved hver ændring — ligesom ved en reparation.
Åben
RMA'en er lige oprettet, og der er endnu ikke sendt noget til leverandøren.
Sendt til leverandør
Delen er nu på vej til leverandøren eller producenten. Hvis det var en serienummereret lagerenhed, skifter den til 'returneret'.
Under behandling hos leverandør
Leverandøren vurderer delen.
Tilbud modtaget (valgfrit)
Sker kun, hvis leverandøren vurderer, at reparationen eller udskiftningen ikke er dækket af garantien, og sender et tilbud.
Afsluttet
Leverandøren er færdig: repareret, udskiftet, refunderet eller afvist.
Modtaget retur
Delen (eller en erstatning) kommer tilbage til dit værksted.
Lukket
RMA'en lukkes, og hele forløbet arkiveres.
Statusforløb
Leverandørens tilbud
Når leverandøren siger, at reparationen ikke er dækket af garantien, sender de et tilbud — du kan indtaste det manuelt eller lade AI læse det for dig.
Manuelt
Skriv beskrivelsen, linjerne og det samlede beløb direkte.
Fra en PDF
Upload den PDF, leverandøren har sendt: AI udtrækker automatisk beskrivelse, linjer og beløb.
Fra et foto
Hvis tilbuddet kom på papir eller via WhatsApp, tag et foto, og AI læser det på samme måde.
I begge tilfælde gennemgår og bekræfter du oplysningerne, før de gemmes — intet gemmes, uden at du har set det først.
To samtaletråde
Alt, hvad der drøftes under processen, logges i to separate tråde med forfatter og dato.
Med leverandøren
Notér opkald, e-mails eller beskeder med distributøren eller producenten, mens processen står på.
Med kunden
Notér, hvad du har fortalt kunden om status på deres retur.
Samtaletråd
Ana i dag, 11:24
Leverandøren bekræfter, at de sender den erstattede del i denne uge.
PDF og liste
PDF og liste
Download til enhver tid en PDF, der ligner en faktura (header, kunde, leverandør, linjer og totaler) — det er et internt styringsdokument uden fiskal nummerering.
RMA-liste
Filtrer efter status, og søg på nummer, kunde eller leverandør for at se alle åbne og lukkede returneringer på én gang.