RMA
Håndtering av retur av deler til leverandører og produsenter
Når en del viser seg å være defekt — enten den nettopp har kommet inn på lager eller allerede er solgt til en kunde — lar MyFixio deg åpne en RMA (Return Merchandise Authorization) for å håndtere returen til leverandøren eller produsenten med full sporbarhet: hvem som kjøpte eller mottok den, hvem den returneres til, hvor langt behandlingen har kommet, hva leverandøren har sagt, og hva du har fortalt kunden underveis.
Finn delen
Enhver RMA starter med å søke etter den faktiske delen som skal returneres — man skriver aldri inn en artikkel manuelt uten å koble den til noe som faktisk finnes.
Allerede solgt
Søk på kundens navn, org.nummer, faktura- eller kvitteringsnummer, eller serienummer: salget åpnes, og du velger den nøyaktige linjen som returneres.
På lager
Søk på artikkelnavn eller serienummer blant det du har på lager — nyttig når en del kommer defekt inn før den er solgt.
Ingen treff
Hvis søket ikke finner noe, kan du opprette RMA-en manuelt og fylle ut opplysningene selv.
Automatisk utfylling når du velger delen
Foreslått leverandør
Så snart du velger artikkelen, foreslås dens vanlige leverandør (eller leverandørfakturaen som brakte den enheten på lager, hvis mer presist) — du kan endre den hvis akkurat denne returen går til en annen distributør eller produsent.
Foreslått ansvarlig
Den som solgte delen eller mottok lagerenheten foreslås som ansvarlig; hvis ingenting kan spores, tildeles den som åpner RMA-en som standard. Alltid redigerbart.
Valgfri kunde
Det er bare en kunde hvis RMA-en kommer fra et salg. En RMA for en del som aldri ble solgt, trenger ikke en.
RMA-dokumentet
Distributør eller produsent
Angi om denne returen håndteres med den lokale distributøren eller direkte med produsenten.
Linjer med serienummer
Hver returnerte del registreres med navn, antall, pris og serienummer hvis den har et.
Frakt- og mottakskostnader
Registrer separat hva det koster å sende delen til leverandøren og hva det koster å motta den i retur.
Beskrivelse av problemet
Beskriv feilen eller årsaken til returen: det er det første den som håndterer RMA-en med leverandøren ser.
Leverandørens RMA-nummer
Nummeret leverandøren eller produsenten selv gir sin egen saksbehandling (kan inneholde bokstaver) — det kommer vanligvis først etter at RMA-en er åpnet. Det kan legges til eller rettes når som helst mens RMA-en er åpen, og hver endring registreres i samtalen med leverandøren.
Slik ser dokumentet ut
RMA
RMA-000045
Kunde
María López
Leverandør
TechParts Distribution
DistributørS/N: SN-88213X
Statusforløp
RMA-en beveger seg gjennom en rekke statuser, hvor dato og bruker registreres ved hver endring — akkurat som en reparasjon.
Åpen
RMA-en er nettopp opprettet, og ingenting er sendt til leverandøren ennå.
Sendt til leverandør
Delen er på vei til leverandøren eller produsenten. Hvis det var en serienummerert lagerenhet, går den over til «returnert».
Under behandling hos leverandør
Leverandøren vurderer delen.
Tilbud mottatt (valgfritt)
Dette skjer bare hvis leverandøren bestemmer at reparasjonen eller utskiftingen ikke dekkes av garantien, og sender et tilbud.
Løst
Leverandøren er ferdig: reparert, byttet ut, refundert eller avvist.
Mottatt i retur
Delen (eller erstatningen) kommer tilbake til verkstedet ditt.
Lukket
RMA-en lukkes, og hele behandlingen arkiveres.
Statusflyt
Leverandørens tilbud
Når leverandøren sier at reparasjonen ikke dekkes av garantien, sender de et tilbud — du kan legge det inn manuelt eller la AI lese det for deg.
Manuelt
Skriv inn beskrivelsen, linjene og totalbeløpet direkte.
Fra en PDF
Last opp PDF-en leverandøren har sendt: AI henter automatisk ut beskrivelse, linjer og beløp.
Fra et bilde
Hvis tilbudet kom på papir eller via WhatsApp, ta et bilde, så leser AI det på samme måte.
I begge tilfeller gjennomgår og bekrefter du dataene før de lagres — ingenting lagres uten at du har sett det først.
To samtaletråder
Alt som blir diskutert under behandlingen logges, i to separate tråder med forfatter og dato.
Med leverandøren
Noter samtaler, e-poster eller meldinger med distributøren eller produsenten mens behandlingen pågår.
Med kunden
Noter hva du har fortalt kunden om status på returen deres.
Samtaletråd
Ana i dag, 11:24
Leverandøren bekrefter at de sender erstatningsdelen denne uken.
PDF og liste
PDF og liste
Last ned en PDF som ser ut som en faktura når som helst (topptekst, kunde, leverandør, linjer og summer) — det er et internt styringsdokument uten fiskal nummerering.
RMA-liste
Filtrer etter status og søk på nummer, kunde eller leverandør for å se alle åpne og lukkede returer på ett blikk.