RMA
Gestão de devoluções de peças a fornecedores e fabricantes
Quando uma peça se revela defeituosa — quer tenha acabado de chegar ao armazém, quer já tenha sido vendida a um cliente — o MyFixio permite abrir um RMA (Return Merchandise Authorization) para gerir a devolução ao fornecedor ou fabricante com rastreabilidade total: quem a comprou ou recebeu, a quem é devolvida, em que ponto está o processo, o que o fornecedor disse e o que foi combinado com o cliente entretanto.
Localizar a peça
Todo o RMA começa por localizar a peça real que vai ser devolvida — nunca se introduz um artigo manualmente sem o associar a algo que realmente existe.
Já vendida
Pesquise pelo nome do cliente, NIF, número de fatura ou talão, ou número de série: a venda abre-se e escolhe a linha exata que está a ser devolvida.
Em stock
Pesquise pelo nome do artigo ou número de série entre o que tem em stock — útil quando uma peça chega defeituosa antes de ser vendida.
Sem correspondência
Se a pesquisa não encontrar nada, pode criar o RMA manualmente e preencher os dados você mesmo.
Preenchimento automático ao escolher a peça
Fornecedor sugerido
Assim que escolhe o artigo, é sugerido o seu fornecedor habitual (ou a fatura de fornecedor que trouxe essa unidade para o stock, se for mais específica) — pode alterá-lo se esta devolução em concreto for para outro distribuidor ou fabricante.
Responsável sugerido
É sugerido como responsável quem vendeu a peça ou recebeu a unidade em stock; se não houver nada a rastrear, é atribuído por defeito quem abre o RMA. Sempre editável.
Cliente opcional
Só existe cliente quando o RMA nasce de uma venda. Um RMA para uma peça nunca vendida não precisa de um.
O documento do RMA
Distribuidor ou fabricante
Indique se esta devolução está a ser tratada com o distribuidor local ou diretamente com o fabricante.
Linhas com número de série
Cada peça devolvida é registada com nome, quantidade, preço e número de série, quando existir.
Custos de envio e receção
Registe separadamente o custo de enviar a peça ao fornecedor e o custo de a receber de volta.
Descrição do problema
Descreva a avaria ou o motivo da devolução: é a primeira coisa que vê quem trata o RMA junto do fornecedor.
Número de RMA do fornecedor
O número que o próprio fornecedor ou fabricante atribui à sua gestão (pode conter letras) — normalmente chega depois de o RMA ser aberto. Pode ser adicionado ou corrigido a qualquer momento enquanto o RMA estiver aberto, e cada alteração fica registada na conversa com o fornecedor.
Assim fica o documento
RMA
RMA-000045
Cliente
María López
Fornecedor
TechParts Distribution
DistribuidorS/N: SN-88213X
Ciclo de estados
O RMA percorre uma série de estados, registando a data e o utilizador em cada mudança — tal como acontece numa reparação.
Aberto
O RMA acabou de ser criado e ainda nada foi enviado ao fornecedor.
Enviado ao fornecedor
A peça já está a caminho do fornecedor ou fabricante. Se era uma unidade em stock com número de série, passa a 'devolvida'.
Em gestão no fornecedor
O fornecedor está a avaliar a peça.
Orçamento recebido (opcional)
Só acontece quando o fornecedor determina que a reparação ou substituição não está coberta pela garantia e envia um orçamento.
Resolvido
O fornecedor concluiu: reparado, substituído, reembolsado ou rejeitado.
Devolução recebida
A peça (ou a sua substituta) regressa à sua oficina.
Fechado
O RMA é fechado, com todo o processo arquivado.
Percurso de estados
Orçamento do fornecedor
Quando o fornecedor diz que a reparação não está coberta pela garantia, envia um orçamento — pode introduzi-lo manualmente ou deixar que a IA o leia por si.
Manual
Escreva diretamente a descrição, as linhas e o valor total.
A partir de um PDF
Carregue o PDF enviado pelo fornecedor: a IA extrai automaticamente a descrição, as linhas e o valor.
A partir de uma fotografia
Se o orçamento chegou em papel ou por WhatsApp, tire uma fotografia e a IA lê-o da mesma forma.
Em ambos os casos, revê e confirma os dados antes de serem guardados — nada é guardado sem que o veja primeiro.
Dois fios de conversa
Tudo o que se combina ao longo da gestão fica registado em dois fios separados, com autor e data.
Com o fornecedor
Registe aqui as conversas, e-mails ou mensagens com o distribuidor ou fabricante ao longo da gestão.
Com o cliente
Registe aqui o que combinou com o cliente sobre o estado da sua devolução.
Fio de conversa
Ana hoje, 11:24
O fornecedor confirma que envia a peça de substituição esta semana.
PDF e listagem
PDF e listagem
Descarregue a qualquer momento um PDF com aspeto de fatura (cabeçalho, cliente, fornecedor, linhas e totais) — é um documento interno de gestão, sem numeração fiscal.
Listagem de RMA
Filtre por estado e pesquise por número, cliente ou fornecedor para ver de relance todas as devoluções abertas e fechadas.