RMA
Beheer van retouren van onderdelen naar leveranciers en fabrikanten
Wanneer een onderdeel defect blijkt te zijn — of het nu net op het magazijn is aangekomen of al aan een klant is verkocht — kun je in MyFixio een RMA (Return Merchandise Authorization) openen om de retour naar de leverancier of fabrikant te beheren met volledige traceerbaarheid: wie het gekocht of ontvangen heeft, naar wie het wordt geretourneerd, hoe ver de afhandeling is, wat de leverancier heeft gezegd en wat je de klant ondertussen hebt verteld.
Onderdeel opzoeken
Elke RMA begint met het opzoeken van het echte onderdeel dat geretourneerd wordt — er wordt nooit handmatig een artikel ingevoerd zonder het te koppelen aan iets dat daadwerkelijk bestaat.
Al verkocht
Zoek op klantnaam, btw-/fiscaal nummer, factuur- of bonnummer, of serienummer: de verkoop opent en je kiest de exacte regel die wordt geretourneerd.
Op voorraad
Zoek op artikelnaam of serienummer tussen wat je op voorraad hebt — handig wanneer een onderdeel defect binnenkomt voordat het ooit verkocht is.
Geen match
Als de zoekopdracht niets vindt, kun je de RMA handmatig aanmaken en de gegevens zelf invullen.
Automatisch invullen bij het kiezen van het onderdeel
Voorgestelde leverancier
Zodra je het artikel kiest, wordt de gebruikelijke leverancier ervan voorgesteld (of de leveranciersfactuur die die eenheid op voorraad bracht, indien specifieker) — je kunt dit wijzigen als deze specifieke retour naar een andere distributeur of fabrikant gaat.
Voorgestelde verantwoordelijke
Degene die het onderdeel verkocht of de voorraadeenheid ontvangen heeft, wordt voorgesteld als verantwoordelijke; als niets te traceren is, wordt standaard degene die de RMA opent toegewezen. Altijd te wijzigen.
Optionele klant
Er is alleen een klant als de RMA uit een verkoop komt. Een RMA voor een onderdeel dat nooit verkocht is, heeft er geen nodig.
Het RMA-document
Distributeur of fabrikant
Geef aan of deze retour wordt afgehandeld met de lokale distributeur of rechtstreeks met de fabrikant.
Regels met serienummer
Elk geretourneerd onderdeel wordt geregistreerd met naam, aantal, prijs en serienummer, indien aanwezig.
Verzend- en retourkosten
Registreer apart wat het kost om het onderdeel naar de leverancier te sturen en wat het kost om het terug te ontvangen.
Probleembeschrijving
Beschrijf het defect of de reden van de retour: dit is het eerste wat degene die de RMA met de leverancier afhandelt, ziet.
RMA-nummer van de leverancier
Het nummer dat de leverancier of fabrikant aan zijn eigen dossier toekent (kan letters bevatten) — dit komt meestal pas binnen nadat de RMA is geopend. Het kan op elk moment worden toegevoegd of gecorrigeerd zolang de RMA open staat, en elke wijziging wordt vastgelegd in het gesprek met de leverancier.
Zo ziet het document eruit
RMA
RMA-000045
Klant
María López
Leverancier
TechParts Distribution
DistributeurS/N: SN-88213X
Statuscyclus
De RMA doorloopt een reeks statussen, waarbij bij elke wijziging de datum en gebruiker worden vastgelegd — net als bij een reparatie.
Open
De RMA is net aangemaakt en er is nog niets naar de leverancier gestuurd.
Verzonden naar leverancier
Het onderdeel is al onderweg naar de leverancier of fabrikant. Als het een voorraadeenheid met serienummer was, gaat deze over naar 'geretourneerd'.
In behandeling bij leverancier
De leverancier beoordeelt het onderdeel.
Offerte ontvangen (optioneel)
Dit gebeurt alleen als de leverancier bepaalt dat de reparatie of vervanging niet onder de garantie valt en een offerte stuurt.
Afgehandeld
De leverancier is klaar: gerepareerd, vervangen, terugbetaald of afgewezen.
Retour ontvangen
Het onderdeel (of het vervangende exemplaar) komt terug naar jouw werkplaats.
Gesloten
De RMA wordt gesloten, met het hele proces gearchiveerd.
Statusverloop
Offerte van de leverancier
Wanneer de leverancier zegt dat de reparatie niet onder de garantie valt, sturen ze een offerte — je kunt deze handmatig invoeren of de AI hem voor je laten lezen.
Handmatig
Typ de beschrijving, de regels en het totaalbedrag direct in.
Vanuit een PDF
Upload de PDF die de leverancier heeft gestuurd: de AI haalt automatisch de beschrijving, regels en het bedrag eruit.
Vanuit een foto
Als de offerte op papier of via WhatsApp kwam, maak dan een foto en de AI leest deze op dezelfde manier.
In beide gevallen controleer en bevestig je de gegevens voordat ze worden opgeslagen — er wordt nooit iets opgeslagen zonder dat je het eerst ziet.
Twee gespreksdraden
Alles wat tijdens de afhandeling wordt besproken, wordt vastgelegd in twee aparte draden met auteur en datum.
Met de leverancier
Noteer hier de gesprekken, e-mails of berichten met de distributeur of fabrikant tijdens de afhandeling.
Met de klant
Noteer hier wat je de klant hebt verteld over de status van zijn retour.
Gespreksdraad
Ana vandaag, 11:24
De leverancier bevestigt dat ze het vervangende onderdeel deze week versturen.
PDF en lijst
PDF en lijst
Download op elk moment een PDF die eruitziet als een factuur (header, klant, leverancier, regels en totalen) — het is een intern beheerdocument, zonder fiscale nummering.
RMA-lijst
Filter op status en zoek op nummer, klant of leverancier om in één oogopslag alle open en gesloten retouren te zien.