Neue Reparatur
So erfasst du die Annahme eines Geräts
Um eine neue Reparatur zu erfassen, klicke auf die Schaltfläche + im Header (oder auf die schwebende Schaltfläche auf dem Mobilgerät). Der Annahmeassistent führt dich in 4 Schritten durch die Erfassung aller erforderlichen Informationen.
Kunde
Wähle den verantwortlichen Techniker (standardmäßig du selbst) und wähle einen bestehenden Kunden nach Name oder Steuernummer/USt-IdNr. aus, oder erfasse einen neuen (Privatperson oder Unternehmen) mit Steuernummer/USt-IdNr. und Telefon; E-Mail und wie er auf dich aufmerksam wurde sind optional.
Gerät
Typ, Marke, Modell und Seriennummer (Pflichtfelder), Farbe, Kaufjahr und Garantie; übergebenes Zubehör, Passwörter für Gerät und BIOS, bis zu 10 Fotos und Lagerstandort (ein freier Platz wird automatisch zugewiesen). Marke, Modell, Seriennummer und Farbe lassen sich sofort mit einem Foto ausfüllen — siehe „Automatisches Ausfüllen per Foto mit KI“ weiter unten.
Defekt und Zustand
Beschreibe den vom Kunden gemeldeten Defekt (mindestens 10 Zeichen) und wähle mindestens eine katalogisierte Ursache aus — beides ist zum Fortfahren erforderlich. Der Ausgangszustand des Geräts (schaltet ein?, Bildschirm, WLAN, Akku) ist optional.
Unterschrift und Konfiguration
Kreuze die je nach Gerätetyp informierten Risiken an, prüfe die Servicebedingungen, und der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Du weist Priorität und Techniker zu; das PDF des Belegs wird erstellt und per E-Mail versendet, sofern der Kunde eine E-Mail-Adresse hat.
Automatisches Ausfüllen per Foto mit KI
Im Schritt Gerät kannst du über das Banner mit dem Funkelsymbol ein Foto des Typenschilds machen (oder ein Bild hochladen), damit die KI die Daten automatisch ausliest.
Foto oder Datei
Schaltfläche mit Menü „Foto aufnehmen“ (Rückkamera auf dem Mobilgerät) oder „Bild hochladen“; am Desktop kannst du das Bild auch auf das Banner ziehen. Akzeptiert JPG, PNG, WEBP und HEIC (iPhone/iPad-Fotos).
Welche Felder ausgefüllt werden
Marke, Modell, Seriennummer, Farbe, Gerätetyp und Kaufjahr, indem der Text des Typenschilds wörtlich gelesen wird (einschließlich Seriennummer, SNID, Herstellungsdatum...).
Kann bereits Eingetragenes überschreiben
Erkennt es Marke, Modell, Seriennummer oder Farbe, ersetzt es das, was du von Hand eingegeben hattest. Gerätetyp und Jahr werden nur ausgefüllt, wenn sie leer waren. Es gibt keine Zwischenbestätigung: Prüfe das Ergebnis immer, bevor du fortfährst.
Wenn du nie Ergebnisse siehst
Die Schaltfläche benötigt einen vom Administrator verbundenen Vision-KI-Anbieter (Einstellungen). Ohne ihn ist sie zwar vorhanden, füllt aber kein Feld aus.
Vorher und nachher beim automatischen Ausfüllen per KI
Vorher
Typ
Marke
Modell
Seriennr.
Nachher (mit KI)
Typ
Laptop
Marke
Acer
Modell
Aspire 5736Z
Seriennr.
LXR7Z0200503
Priorität der Reparatur
Du kannst die Priorität Niedrig, Normal, Hoch oder Dringend zuweisen. Dringende Reparaturen erscheinen in der Liste hervorgehoben und lösen frühere Warnungen aus.
Unterschrift des Kunden auf dem digitalen Bildschirm
Zum Abschluss: Beleg, Etikett und Benachrichtigung
Beim Absenden des Assistenten wird das PDF des Belegs automatisch erstellt. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse, wird es sofort versendet; falls nicht, kannst du es zum Ausdrucken herunterladen oder das Geräteetikett drucken. Später kannst du es über den Reiter Dokumente der Reparatur auch per WhatsApp erneut senden, sofern deine Werkstatt es verbunden hat.
Bestätigung am Ende des Assistenten
Annahme erfasst
QR-Code-Verfolgung für Ihren Kunden
Sobald er erstellt wird, enthält der Abgabebeleg einen QR-Code, den der Kunde mit der Kamera seines Handys scannen kann, um jederzeit den Status seiner Reparatur abzufragen, ohne anzurufen oder ein Konto zu erstellen. Der Link ist dauerhaft gültig und zeigt denselben Fortschritt, den Sie in der Werkstatt sehen, ohne interne Daten.
Weniger Anrufe mit „Wie weit ist meine Reparatur?“
Der Kunde prüft den Status selbstständig, wann immer er möchte, indem er den QR-Code seines Abgabebelegs scannt.
Auch über WhatsApp
Wenn Ihre Werkstatt WhatsApp verbunden hat, enthält der per WhatsApp versendete Abgabebeleg denselben QR-Code und Link.
Nur das Wesentliche
Der Kunde sieht den Status, das Gerät und die Daten — nie interne Notizen, den Kostenvoranschlag oder wer die Reparatur bearbeitet.
Öffentliche Verfolgungsseite
Abgabebeleg
Scannen, um Ihre Reparatur zu verfolgen
Aktueller Status
Repariert
Private Notizen: nach dem Anlegen der Reparatur
Der Annahmeassistent hat keine Notizen — sie werden anschließend im Profil der Reparatur hinzugefügt (Reiter Diagnose und Arbeiten). Trotzdem sind sie ein zentraler Bestandteil des Werkstattalltags:
Vom Kunden nie gesehen
„Diese Notizen sind privat — nur für das technische Team sichtbar. Sie erscheinen in keinem Dokument, Bericht oder in der Kommunikation mit dem Kunden.“ Sie sind weder im PDF des Belegs noch im Abnahmeportal enthalten.
Bei Übergabe gesperrt
Sobald die Reparatur zu „Übergeben“ wechselt, können keine Notizen mehr hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden — sie bleiben als festes Protokoll erhalten.
Sie werden protokolliert
Jede Notiz speichert, wer sie geschrieben hat und wann; wird sie bearbeitet oder gelöscht, bleibt der ursprüngliche Text in einer Änderungshistorie sichtbar.
Sie fließen in die Kundenbewertung ein
Ihr Inhalt (der der Reparatur und der des Kundenprofils) wird zusammen mit den Antwortzeiten auf Kostenvoranschläge und Abholungen genutzt, um automatisch eine Kundenbewertung zu berechnen — was du hier notierst, hat reale Auswirkungen, auch wenn der Kunde es nie sieht.
Vorschau — Formular für neue Reparatur
Neue Reparatur
Schritt 2 — Gerät
Typ
Marke
Modell
Seriennr.