RMA
Gestion des retours de pièces aux fournisseurs et fabricants
Lorsqu'une pièce s'avère défectueuse — qu'elle vienne d'arriver en stock ou qu'elle ait déjà été vendue à un client — MyFixio vous permet d'ouvrir un RMA (Return Merchandise Authorization) pour gérer son retour au fournisseur ou au fabricant avec une traçabilité complète : qui l'a achetée ou reçue, à qui elle est retournée, où en est la gestion, ce que le fournisseur a dit et ce que vous avez communiqué au client entre-temps.
Localiser la pièce
Tout RMA commence par la recherche de la pièce réelle à retourner — on ne saisit jamais un article à la main sans le relier à quelque chose qui existe vraiment.
Pièce déjà vendue
Recherchez-la par nom du client, numéro fiscal, numéro de facture ou de ticket, ou numéro de série : la vente s'ouvre et vous choisissez la ligne exacte à retourner.
Pièce en stock
Recherchez-la par nom d'article ou numéro de série parmi ce que vous avez en stock — utile lorsqu'elle arrive défectueuse avant d'être vendue.
Aucune correspondance
Si la recherche ne trouve rien, vous pouvez créer le RMA manuellement et saisir les données à la main.
Remplissage automatique lors du choix de la pièce
Fournisseur suggéré
Dès que vous choisissez l'article, son fournisseur habituel est proposé (ou celui de la facture fournisseur qui a fait entrer cette unité en stock, si plus précis) — vous pouvez le changer si ce retour particulier concerne un autre distributeur ou fabricant.
Responsable suggéré
Celui qui a vendu la pièce ou reçu l'unité en stock est proposé comme responsable ; si rien n'est traçable, la personne qui ouvre le RMA est assignée par défaut. Toujours modifiable.
Client facultatif
Il n'y a un client que si le RMA provient d'une vente. Un RMA pour une pièce jamais vendue n'en a pas besoin.
Le document du RMA
Distributeur ou fabricant
Indiquez si ce retour est géré avec le distributeur local ou directement avec le fabricant.
Lignes avec numéro de série
Chaque pièce retournée est enregistrée avec son nom, sa quantité, son prix et son numéro de série s'il en a un.
Frais d'envoi et de réception
Enregistrez séparément le coût d'envoi de la pièce au fournisseur et le coût de sa réception au retour.
Description du problème
Décrivez la panne ou le motif du retour : c'est la première chose que verra la personne qui traite le RMA avec le fournisseur.
Numéro de RMA du fournisseur
Le numéro que le fournisseur ou le fabricant attribue à son propre dossier (il peut contenir des lettres) — il arrive généralement après l'ouverture du RMA. Vous pouvez l'ajouter ou le corriger à tout moment tant que le RMA reste ouvert, et chaque modification est consignée dans la conversation avec le fournisseur.
À quoi ressemble le document
RMA
RMA-000045
Client
María López
Fournisseur
TechParts Distribution
DistributeurS/N: SN-88213X
Cycle de statuts
Le RMA progresse à travers une série de statuts, avec la date et l'utilisateur enregistrés à chaque changement — tout comme une réparation.
Ouvert
Le RMA vient d'être créé et rien n'a encore été envoyé au fournisseur.
Envoyé au fournisseur
La pièce est en route vers le fournisseur ou le fabricant. Si c'était une unité de stock avec numéro de série, elle passe à « retournée ».
En cours de traitement par le fournisseur
Le fournisseur évalue la pièce.
Devis reçu (facultatif)
Cela n'arrive que si le fournisseur estime que la réparation ou le remplacement n'est pas couvert par la garantie et envoie un devis.
Résolu
Le fournisseur a terminé : réparée, remplacée, remboursée ou refusée.
Reçu en retour
La pièce (ou son remplacement) revient dans votre atelier.
Clôturé
Le RMA est clôturé, avec tout le processus archivé.
Flux de statuts
Devis du fournisseur
Lorsque le fournisseur indique que la réparation n'est pas couverte par la garantie, il envoie un devis — vous pouvez le saisir à la main ou laisser l'IA le lire pour vous.
À la main
Saisissez directement la description, les lignes et le montant total.
Depuis un PDF
Importez le PDF envoyé par le fournisseur : l'IA extrait automatiquement la description, les lignes et le montant.
Depuis une photo
Si le devis est arrivé sur papier ou par WhatsApp, prenez une photo et l'IA fait la même lecture.
Dans les deux cas, vous vérifiez et confirmez les données avant leur enregistrement — rien n'est jamais enregistré sans que vous l'ayez vu au préalable.
Deux fils de conversation
Tout ce qui est discuté pendant la gestion est enregistré, dans deux fils séparés avec auteur et date.
Avec le fournisseur
Notez ici les appels, e-mails ou messages avec le distributeur ou le fabricant pendant la gestion.
Avec le client
Notez ici ce que vous avez indiqué au client sur l'état de son retour.
Fil de conversation
Ana aujourd'hui, 11 h 24
Le fournisseur confirme l'envoi de la pièce de remplacement cette semaine.
PDF et liste
PDF et liste
Téléchargez à tout moment un PDF ayant l'apparence d'une facture (en-tête, client, fournisseur, lignes et totaux) — c'est un document de gestion interne, sans numérotation fiscale.
Liste des RMA
Filtrez par statut et recherchez par numéro, client ou fournisseur pour voir d'un coup d'œil tous les retours ouverts et clôturés.