RMA
Rücksendungen von Ersatzteilen an Lieferanten und Hersteller verwalten
Wenn sich ein Teil als defekt herausstellt — egal ob es gerade erst im Lager eingetroffen ist oder bereits an einen Kunden verkauft wurde — kannst du in MyFixio eine RMA (Return Merchandise Authorization) eröffnen, um die Rücksendung an den Lieferanten oder Hersteller lückenlos nachvollziehbar zu verwalten: wer es gekauft oder erhalten hat, an wen es zurückgeht, wie weit der Vorgang ist, was der Lieferant gesagt hat und was du dem Kunden zwischenzeitlich mitgeteilt hast.
Das Teil suchen
Jede RMA beginnt mit der Suche nach dem tatsächlichen Teil, das zurückgesendet wird — nie wird ein Artikel von Hand eingetragen, ohne ihn mit etwas real Existierendem zu verknüpfen.
Bereits verkauft
Suche nach Kundenname, Steuernummer, Rechnungs- oder Belegnummer oder Seriennummer: der Verkauf öffnet sich, und du wählst genau die Position aus, die zurückgesendet wird.
Auf Lager
Suche nach Artikelname oder Seriennummer unter dem, was du im Lager hast — nützlich, wenn ein Teil defekt ankommt, bevor es verkauft wurde.
Kein Treffer
Findet die Suche nichts, kannst du die RMA manuell anlegen und die Daten selbst eintragen.
Automatisches Ausfüllen bei der Teileauswahl
Vorgeschlagener Lieferant
Sobald du den Artikel auswählst, wird sein üblicher Lieferant vorgeschlagen (oder, falls genauer, die Lieferantenrechnung, mit der die Einheit ins Lager kam) — du kannst ihn ändern, wenn diese konkrete Rücksendung an einen anderen Händler oder Hersteller geht.
Vorgeschlagener Verantwortlicher
Als Verantwortlicher wird vorgeschlagen, wer das Teil verkauft oder die Lagereinheit angenommen hat; lässt sich nichts nachvollziehen, wird standardmäßig zugewiesen, wer die RMA gerade eröffnet. Immer änderbar.
Optionaler Kunde
Nur wenn die RMA aus einem Verkauf entsteht, gibt es einen Kunden. Eine RMA für ein nie verkauftes Teil braucht keinen.
Das RMA-Dokument
Händler oder Hersteller
Gib an, ob diese Rücksendung mit dem lokalen Händler oder direkt mit dem Hersteller abgewickelt wird.
Positionen mit Seriennummer
Jedes zurückgesendete Teil wird mit Name, Menge, Preis und Seriennummer (falls vorhanden) erfasst.
Versand- und Rücksendekosten
Erfasse getrennt, was der Versand des Teils zum Lieferanten und was der Empfang der Rücksendung kostet.
Problembeschreibung
Beschreibe den Defekt oder den Grund der Rücksendung: Das sieht als Erstes, wer die RMA beim Lieferanten bearbeitet.
RMA-Nummer des Lieferanten
Die Nummer, die der Lieferant oder Hersteller seinem eigenen Vorgang zuweist (kann Buchstaben enthalten) — sie trifft meist erst nach dem Öffnen des RMA ein. Sie lässt sich jederzeit hinzufügen oder korrigieren, solange das RMA offen ist, und jede Änderung wird im Gesprächsverlauf mit dem Lieferanten protokolliert.
So sieht das Dokument aus
RMA
RMA-000045
Kunde
María López
Lieferant
TechParts Distribution
HändlerS/N: SN-88213X
Statusablauf
Die RMA durchläuft eine Reihe von Status, bei jeder Änderung werden Datum und Benutzer erfasst — genau wie bei einer Reparatur.
Offen
Die RMA wurde gerade erstellt, an den Lieferanten wurde noch nichts gesendet.
An Lieferant gesendet
Das Teil ist auf dem Weg zum Lieferanten oder Hersteller. War es eine seriennummerierte Lagereinheit, wechselt sie auf „zurückgegeben“.
In Bearbeitung beim Lieferanten
Der Lieferant prüft das Teil.
Kostenvoranschlag (optional)
Tritt nur ein, wenn der Lieferant entscheidet, dass Reparatur oder Ersatz nicht von der Garantie gedeckt sind, und einen Kostenvoranschlag schickt.
Abgeschlossen
Der Lieferant ist fertig: repariert, ersetzt, erstattet oder abgelehnt.
Zurückerhalten
Das Teil (oder sein Ersatz) kommt zurück in deine Werkstatt.
Geschlossen
Die RMA wird geschlossen, der gesamte Vorgang wird archiviert.
Statusverlauf
Kostenvoranschlag des Lieferanten
Sagt der Lieferant, die Reparatur sei nicht von der Garantie gedeckt, schickt er einen Kostenvoranschlag — du kannst ihn von Hand eintragen oder von der KI auslesen lassen.
Von Hand
Trage Beschreibung, Positionen und Gesamtbetrag direkt ein.
Aus einem PDF
Lade das PDF hoch, das der Lieferant geschickt hat: Die KI extrahiert Beschreibung, Positionen und Betrag automatisch.
Aus einem Foto
Kam der Kostenvoranschlag auf Papier oder per WhatsApp, mach ein Foto — die KI liest es genauso aus.
In beiden Fällen prüfst und bestätigst du die Daten vor dem Speichern — es wird nie etwas gespeichert, ohne dass du es vorher siehst.
Zwei Gesprächsverläufe
Alles, was während der Bearbeitung besprochen wird, wird in zwei getrennten Verläufen mit Autor und Datum festgehalten.
Mit dem Lieferanten
Notiere hier Anrufe, E-Mails oder Nachrichten mit dem Händler oder Hersteller während der Bearbeitung.
Mit dem Kunden
Notiere hier, was du dem Kunden über den Stand seiner Rücksendung mitgeteilt hast.
Gesprächsverlauf
Ana heute, 11:24
Der Lieferant bestätigt, das Ersatzteil diese Woche zu senden.
PDF und Liste
PDF und Liste
Lade jederzeit ein PDF im Rechnungslayout herunter (Kopf, Kunde, Lieferant, Positionen und Summen) — es ist ein internes Verwaltungsdokument ohne steuerliche Nummerierung.
RMA-Liste
Filtere nach Status und suche nach Nummer, Kunde oder Lieferant, um alle offenen und geschlossenen Rücksendungen auf einen Blick zu sehen.